Gestione documentale: facciamoci spiegare cos’è e perché è importante
Con la ripresa del lavoro dopo le ferie, e il ritorno negli uffici, inizia la stagione delle decisioni aziendali, e delle iniziative da mettere a budget per l’anno in arrivo. Sicuramente la gestione documentale, ormai abbondantemente discussa e sempre più popolare, è fra gli argomenti che più interessano molte aziende come possibili sviluppi organizzativi; ma come spesso accade, fra tanto parlare può capitare di non riuscire a farsi un’idea chiara su cosa sia esattamente, e in che modo possa essere vantaggiosa per l’azienda, la gestione documentale. Per farcelo chiarire in maniera semplice, ci siamo rivolti a degli autentici esperti del settore, e siamo andati a porre le nostre domande a Datasis, un’azienda specializzata nella creazione di sistemi di gestione documentale.
Perché è utile la gestione documentale?
Soprattutto nelle grandi aziende, la quantità di documenti che viene generata nel corso di una normale giornata di lavoro è molto superiore a quanto si possa pensare. Quando si cumula questa massa di carta sulla durata di un intero anno lavorativo, si arriva a volumi incredibili – e tutti questi documenti sono spesso fondamentali per seguire l’andamento dei rapporti con la clientela o i fornitori, delle trattative commerciali, delle decisioni manageriali. La gestione documentale è necessaria proprio per questa ragione: perché rende possibile navigare in maniera efficiente e rapida questa massa enorme di informazioni, rendendone possibile l’accesso, il recupero, e la catalogazione così da evitare quelle interminabili ricerche in archivi di migliaia di faldoni che forse qualcuno ricorda da qualche decennio fa – e che oggi sono improponibili.
E come funzionano i sistemi di gestione documentale?
Cerchiamo di semplificare al massimo la spiegazione. Un sistema di gestione documentale è un insieme di strumenti, sia software che hardware, che permette di lavorare con i documenti in maniera digitale – anche con quelli che originariamente arrivano all’azienda in forma cartacea. Per spiegare meglio, possiamo dire che è quindi un sistema che organizza, archivia, immagazzina, classifica e permette il recupero in qualsiasi momento, e solo a chi ne abbia l’autorizzazione, di documenti di ogni genere: quindi non soltanto lettere, ma anche fax, fotografie, e-mail, e perfino video o registrazioni audio. L’ufficio paperless (“senza carta”) non è ancora diventato realtà, ma di fatto questi sistemi permettono di ridurre drasticamente l’ingombro e la confusione delle grandi masse di fogli che altrimenti sarebbe necessario conservare.
E quindi i vantaggi, in definitiva, quali sono?
Sicuramente la comodità, dato che un archivio digitale permette una ricerca e un recupero dei file immediati secondo indici creati ad hoc sulle esigenze dell’azienda. Oltre a questo, non si possono dimenticare i vantaggi del risparmio di spazio e costi che deriva dall’eliminare l’archivio tradizionale e dal non dover assegnare del personale alla sua gestione; e per finire, la riservatezza delle informazioni e allo stesso tempo la semplicità d’accesso, anche da remoto, per chi ne abbia diritto, sono elementi che moltissimi clienti di Datasis apprezzano fortemente nei propri sistemi di gestione documentale.
