Un’importante novità è entrata in vigore già da luglio e riguarda per il momento soprattutto i distributori di benzina poi a partire dal nuovo anno dovranno adeguarsi tutte le altre attività. L’obbligo consiste nell’invio periodico delle fatture in formato elettronico. In particolar modo i documenti di trasporto e comprovanti la vendita devono avere il formato XML , richiesto dall’Agenzia delle Entrate e supportato dai principali sistemi informatici, ma soprattutto dall’AS/400, il prodotto di punta dell’IBM nella gestione multiutente della contabilità aziendale.
I programmi aziendali devono essere attrezzati per la generazione dei flussi dati che piuttosto che essere sistemati su un foglio A4 devono essere organizzati in formato alfanumerico con estensione XML. Lo scopo principale di quest’operazione è migliorare il grado di dematerializzazione dei documenti e tendere ad una gestione documentale digitale, per ridurre l’utilizzo della carta. La fattura elettronica richiede che i documenti generati dai diversi software gestionali devono essere firmati digitalmente con il lettore di chi li emette e inviati al server SDI (Sistema di Interscambio) che verifica il formato, firma e li inoltra al sistema gestionale dei destinatari. Invio, ricezione ed eventualmente errori sono comunicati attraverso messaggi testuali inviati all’indirizzo di posta elettronica del mittente.
Se sulla carta risulta un’operazione rapida e senza particolari difficoltà nella pratica la procedura è alquanto macchinosa, soprattutto se non si dispone di un software gestionale abilitato che faccia il grosso del lavoro. As/400 ha al suo interno diverse funzionalità che consentono innanzitutto di eseguire gli aggiornamenti periodici, nelle impostazioni è possibile settare l’operazione in maniera automatica o dietro consenso dell’utente. I dati presenti nelle schermate dei documenti sono impostati in maniera automatica grazie all’utilizzo di un database relazionale che prevede l’inserimento prima dei campi obbligatori, come l’anagrafica e la descrizione prodotto e poi la generazione dei documenti. I software utilizzati in AS400 sono XMLFatt e Validoc ExtraXML, il primo permette di convertire il flusso dati nel formato XML accettato dallo Stato. Grazie ad esso è possibile aprire file già creati per verificarli e contr
ollarli. Mentre il Validoc valida il file ottenuto dallo spool prodotto dal computer. In entrambi i casi dopo aver controllato e verificato la procedura e i dati i file sono esportati e spediti su server FTP, in cui sono presenti software autenticati in grado di firmare ulteriormente e spedire al SDI e al FSC le fatture ricevute.
Per quando riguarda le fatture ricevute in formato XML, grazie a XMLFatt viene fatta una conversione nel formato nativo di AS/400, in modo da evitare inutili conversioni manuali. Sono disponibili anche versioni per l’integrazione in sistemi contabili diversi, l’esecuzione è rapida e permette di beneficiare delle funzionalità offerte da questi software. Inoltre è previsto un sistema per incapsulare documenti di qualsiasi formato nel caso in cui è richiesta l’invio contestuale alla fattura. L’operazione è eseguita in maniera rapida, grazie all’utilizzo di questo software è possibile allegare documenti con estensioni diverse.
